Một số tiêu chí chọn máy in cho văn phòng

Trong bài viết này mình sẽ nêu một số tiêu chí để chọn máy in cho văn phòng của bạn được hiệu quả, bạn nên cân nhắc những yếu tố sau đây để có được chiếc máy in phù hợp nhất với nhu cầu, mang lại hiệu quả công việc kinh doanh.

Chọn máy in đơn năng hay đa năng

Máy in ngày nay không chỉ đơn thuần có tính năng in ấn mà còn cung cấp các chức năng quét, sao chụp và fax. Những mẫu máy in đa chức năng, thường được gọi là máy in AIO (all-in-one hay tất cả-trong-một) bây giờ còn có thể quét rồi gửi e-mail hoặc lưu vào USB, thẻ nhớ mà không cần kết nối đến máy tính

Một số tiêu chí chọn máy in cho văn phòng
Một số tiêu chí chọn máy in cho văn phòng

Do đó, hãy cân nhắc tùy vào nhu cầu mà bạn có thể chọn máy in đa chức năng thay vì chọn mua từng thiết bị chuyên dụng riêng biệt. So với máy in đơn năng, máy in đa năng mặc dù sử dụng kỹ thuật phức tạp hơn và kích thước cồng kềnh hơn, nhưng quan trọng là văn phòng nhỏ của bạn sẽ trông chuyên nghiệp và gọn gàng hơn với một cỗ máy duy nhất thay vì một loạt thiết bị in ấn, quét, sao chụp và fax trên bàn.

Máy in có tốc độ thế nào

Về mặt kỹ thuật, tốc độ để in một trang tài liệu phần lớn sẽ phụ thuộc vào độ phức tạp của tài liệu này và bao nhiêu trang sẽ được in. Chẳng hạn, nếu bạn in 50 trang tài liệu A4 chỉ bao gồm văn bản thì tốc độ in có lẽ sẽ nhanh hơn so với khi in một bức ảnh 100 megapixel trên một tờ giấy A4. Máy in còn phải phụ thuộc rất nhiều vào máy tính mà nó kết nối để tính toán sử dụng tài nguyên bộ nhớ.

Tuy nhiên, một số máy in ngày nay được tích hợp cấu hình phần cứng mạnh mẽ tương đương với một chiếc điện thoại thông minh nên có thể nhanh chóng xử lý các tập tin hình ảnh dung lượng lớn. Một điều đáng lưu ý là hầu hết máy in laser thường có tốc độ in nhanh hơn so với máy in phun.

Ước lượng số trang in hàng tháng

Các hãng sản xuất thường công bố công suất hàng tháng mà máy in của họ có thể đạt được, trong đó chủ yếu là số bản in trung bình mà thiết bị được thiết kế để in ra. Con số này có thể thay đổi từ một vài nghìn cho đến hàng chục nghìn trang mỗi tháng. Máy in với công suất cao thường có khả năng xử lý giấy tốt hơn nhiều, di chuyển qua các trục giấy một cách đơn giản nhất đồng thời hạn chế tình trạng kẹt giấy.

Ước lượng chi phí in ấn

Đối với một số doanh nghiệp, câu hỏi đầu tiên được đặt ra trước khi mua máy in đó là ngân sách cho phép nằm trong khoảng bao nhiêu. Cũng như bất kỳ các khoản chi khác liên quan đến thiết bị IT, máy in cũng cần đến chi phí để vận hành, không chỉ bao gồm chi phí mực và giấy mà còn có cả tiền điện. Do đó, bạn cần phải kiểm tra tổng chi phí sở hữu, kể cả chi phí đầu tư để mua máy in ban đầu lẫn chi phí hoạt động hàng tháng.

Phải có chế độ bảo mật

Với sự gia tăng của các sự cố rò rỉ và bảo mật thông tin, hiện nay, nhiều doanh nghiệp ý thức được tầm quan trọng của việc bảo mật hệ thống mạng trong doanh nghiệp cũng như các thiết bị như máy tính, máy chủ, thiết bị di động và đặc biệt là máy in, đây đều là những “miếng mồi ngon” cho tin tặc có thể tiếp cận những nguồn thông tin quý giá của doanh nghiệp.

Các chế độ bảo mật cũng được nâng cao thông qua chế độ khóa Bảo Mật (Secure Function Lock) cho phép chỉ định quyền truy cập đối với cá nhân hoặc nhóm (thông qua mã PIN) với từng tính năng riêng biệt như in màu hay trắng đen, hạn chế số lợng trang in, các tính năng scan,…giúp kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập.

In bảo mật (Secure Print) là chế độ đảm bảo các tài liệu quan trọng cần in được lưu trong bộ nhớ đệm của máy, và chỉ cho phép in thông qua mã PIN.

Còn với chế độ khóa Hệ thống cài đặt (Setting Lock) cho phép khóa màn hình LCD trên máy in, nhằm hạn chế các cài đặt hệ thống của máy bị thay đổi không mong muốn.

Tham khảo: https://thanhbinh.net.vn/

Bài viết liên quan:

Đọc nhiều cùng chuyên mục:

Add Comment